Boletín electrónico nº 8
Marzo // 2012

     
 
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La importancia de un software de gestión. Un caso real.
A petición de la Dirección de la compañía, hace pocas semanas comenzamos a trabajar con una empresa de ámbito nacional incluida en el sector primario, de tamaño medio y con una facturación nada desdeñable.

Nuestra labor consiste fundamentalmente en preparar los presupuestos económicos tanto de ingresos y gastos como de inversión del ejercicio, así como ayudarle a elaborar los presupuestos de tesorería a corto, medio y largo plazo, ofreciendo a la empresa unas herramientas adecuadas para la gestión y control de sus recursos. Trimestralmente se prepararía un informe en el cual se estudiaría la evolución de los datos reales y se analizarían las desviaciones entre el presupuesto y dichos datos a efectos de tomar aquellas decisiones que ayudaran a cumplir con los objetivos trazados. 

Para lograr este propósito, nuestra primera tarea se fundamenta en recopilar los datos necesarios –registros contables actualizados, datos financieros, política de precios, etc. -  para la preparación de los presupuestos mencionados y – ¡oh, sorpresa! – conseguirlos parece tarea prácticamente imposible. Una simple relación de cobros y pagos detallados por su vencimiento tarda en prepararse semanas –pocas veces habíamos visto tanta cantidad de hojas de cálculo enlazadas -, por lo que se comprende que un presupuesto de tesorería ideado para un control de los recursos a corto plazo sirva para poco si está basado en datos no actualizados.

¿Qué le ocurre a esta empresa? ¿Cómo es posible que una compañía con un volumen de facturación tan importante no tenga conocimiento de cuál es la cuantía de sus pagos para el siguiente mes y si va a poder atenderlos con los cobros que tiene previstos?

Evidentemente esta empresa cumple con sus obligaciones sin problemas ya que sus ingresos/cobros le permiten tener una tesorería desahogada y por esta razón su falta de control es más una pequeña incomodidad que un problema grave. Al menos de momento. Pero, ¿cuánto deja de ganar por mantener recursos ociosos?, ¿cómo va a detectar a tiempo cualquier tipo de incidencia que pueda desestabilizar su liquidez?

Estos interrogantes tienen una respuesta muy sencilla: un software de gestión adecuado a la dimensión y las necesidades de cada empresa a efectos de obtener una información actualizada, base de la elaboración y seguimiento de los presupuestos.

Si su compañía tiene actividad productiva, de transformación, mantiene volúmenes de existencias significativos, vende distintas variedades de productos, etc, no puede conformarse con un programa de contabilidad sencillo y ajustado a las necesidades, como mucho, de una empresa de servicios. Si se contenta con él, si no se adapta a nuevas herramientas de gestión, no sólo va a ser difícil que mantenga bajo control los datos fundamentales para la toma de decisiones sino que invertirá muchas horas en elaborar hojas y más hojas de cálculo para cubrir esas deficiencias. Y además, no estará seguro del todo de que esos datos sean correctos, puesto que la probabilidad del error se multiplica cuanto menos mecanizado sea el sistema para la obtención de esos datos.

Una empresa de tamaño medio debe contar con un software que le permita una gestión sencilla de los procesos de compras y ventas (ofertas-pedidos-albaranes-facturas); le facilite la planificación de sus necesidades de aprovisionamiento y de los demás factores que intervienen en un proceso productivo; le proporcione una buena contabilidad analítica que permita un examen preciso de los resultados y de la evolución de los mismos por líneas de actividad, variedades de producto, departamentos, proyectos, etc; le simplifique la gestión de sus activos fijos; le posibilite operar directamente con su banco en relación con sus carteras de cobros y pagos, el control de su posición tesorera o agilice los, en muchas ocasiones, engorrosos trabajos de conciliación de cuentas; le aporte una información precisa de las relaciones con sus clientes (CRM);  en resumen le permita controlar cualquier aspecto que considere sustancial para el análisis de la situación y de la evolución de su negocio.

Si el cliente al que nos referíamos al iniciar el artículo hubiera contado con un programa de gestión adecuado, el objetivo de implantación de un presupuesto económico y de un presupuesto de tesorería se hubiera alcanzado con un menor coste. Coste en tiempo, coste en recursos y coste en dinero. En definitiva, más eficiencia, más productividad, mejores resultados.

En ACRConproject, como consultores financieros y tecnológicos, le podemos ayudar a implantar la herramienta más adecuada para su empresa. ACRConproject es partner de SAGE Murano, un software de gestión de rápida implantación, facilidad de uso y con total adaptabilidad a las necesidades de cada negocio. Así lo creemos y por eso se lo recomendamos a aquellos clientes cuando detectamos que su programa no aporta datos fundamentales para controlar la marcha de su negocio.

Para más información contactar con Jorge Florez, consultor de ACRconproject en j.florez@grupoacr.com

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