Boletín electrónico nº 1
Enero // 2011

     
 
empresa

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Externalización de los costes fijos: una alternativa para la profesionalización de la empresa

Poco a poco las empresas van adoptando iniciativas encaminadas a convertir en variable su estructura de costes, aunque todavía queda mucho recorrido. Estas medidas cobran mayor importancia en épocas de crisis como la que estamos atravesando, ya que dotan a las empresas de una mejor posición para adaptarse a descensos temporales del negocio preservando su rentabilidad y manteniendo así las posibilidades de crecimiento para el futuro.

La empresa puede contemplar medidas de diferente índole para conseguir “variabilizar” sus costes: retribución por incentivos variables al personal, alquiler de equipos y software por uso, subcontratación de actividades,…. En el presente artículo nos centraremos en la externalización de procesos, siendo objeto de futuras publicaciones las otras medidas comentadas que también son de gran actualidad.

La externalización de procesos, más conocida por “outsourcing”, es el sistema por el cual una empresa asigna los recursos destinados a cumplir ciertas tareas a una empresa externa, si bien queda mejor definida como la cesión de la responsabilidad corporativa a un tercero para gestionar una porción del negocio que no es decisiva en su actividad, puesto que la clave está en que el proveedor del servicio de outsourcing tiene que responsabilizarse en toda su dimensión de los procesos de los que se hace cargo.

Las empresas muestran reticencias a la hora de incorporar el outsourcing en sus organizaciones; falta cultura de empresa para ello, se teme perder parte del control y confidencialidad, se corre el riesgo de que el proveedor no cumpla con las expectativas,… Sin embargo, están asumidas desde hace mucho tiempo experiencias de outsourcing exitosas como es el asesoramiento fiscal, laboral, selecciones de personal,… y desde luego son áreas de máxima discreción, dedicación e importancia para la empresa.

¿Por qué no incorporar el outsourcing en otras áreas más novedosas como la gestión de sistemas, RRHH, dirección y control financiero, sistemas de información, o ingenierías? La externalización de procesos es siempre factible en actividades de gestión y de ejecución, y en ningún caso es recomendable cuando se trata de aspectos estratégicos.

Las ventajas del outsourcing son diversas, y por ello muchas compañías se están planteando subcontratar ciertas actividades a terceros especialistas. Entre los beneficios globales que se consiguen podemos destacar:

  • Ahorro en costes, ya que la empresa evita disponer de estructuras administrativas y/o productivas con capacidad ociosa o con baja productividad.

  • Profesionalizar las compañías, al incorporar expertos en diferentes materias en la empresa, que además disponen de una experiencia contrastada en otras organizaciones y/o profesionales que dependen de una consultora externa en gestión organizativa, financiera, estratégica,… que garanticen el buen hacer del trabajo encomendado.

  • La empresa puede focalizar sus esfuerzos en su negocio principal, que es el que le aporta valor.

  • Acceso a metodologías, técnicas y sistemas avanzados que difícilmente podría obtener un departamento interno.

  • Evita la dependencia del personal interno y reduce el riesgo de quedar “colgado” ante la salida de trabajadores.

  • No existe la habitual resistencia al cambio a la hora de introducir novedades o mejoras en los procesos.

  • ...

Los siguientes cuadros muestran las principales acciones y beneficios que se esperan en la externalización de servicios como la gestión de sistemas de gestión, la gestión de la dirección financiera o la gestión de los sistemas TIC.

Gestión de Sistemas de Organización (Calidad, Medio Ambiente, Prevención Riesgos Laborales, Seguridad Alimentaria,…).

Principales acciones que se incluyen en la externalización

Beneficios esperados

  • Seguimiento y mejora de los sistemas de Calidad, Medio Ambiente, PRL, Seguridad Alimentaria,…

  • Defensa de auditorías de certificación.

  • Adecuación legal.

  • Trámites y gestiones con la Administración Pública.

  • Adaptación de sistemas a cambios normativos o legales.

  • Superar auditorías de clientes.

  • Coordinación de comités de seguimiento.

  • Tener garantías del cumplimiento de la legislación.

  • Búsqueda de las mejores soluciones para resolver incidencias.

  • Agilidad en los trámites con la Administración.

  • Sintonía con las entidades de certificación.

  • Objetividad en el seguimiento y cumplimiento de sistemas.

 


Área de gestión de la Dirección Económico-Financiera

Principales acciones que se incluyen en la externalización

Beneficios esperados

  • Elaboración de planes económico-financieros, presupuestos, tesorería, estudio de márgenes, e informes orientados a la toma de decisiones y a la gestión.

  • Control de márgenes. Definición del precio coste de fabricación y compararlo con el precio de venta establecido, y así obtener el Margen Bruto del producto, analizando periódicamente las correspondientes desviaciones con el fin de anticiparse a posibles pérdidas derivadas de una mala política de precios, descuentos, promociones, errores en la imputación de costes,…

  • Preparación de Documentación bien soportada que informe sobre la situación  financiera  (préstamos, pólizas, etc.) y de la capacidad de la empresa para su devolución, realizar nuevas inversiones, planificar la retribución al capital,..

  • Estudios económico-financieros previos a la realización de nuevas inversiones, reestructuraciones financieras, ampliaciones de mercado, creación de nuevos productos, etc.

  • Preparación de planes estratégicos (3-5 años) que ayuden a la toma de decisiones en cuanto a realizar nuevas inversiones, adquisiciones, apertura de nuevos mercados, introducción de nuevos productos,… por lo que debemos prever de dónde obtendremos la financiación suficiente sin poner en riesgo la empresa (beneficios, reservas obtenidos de la actividad, endeudamiento a largo plazo, aportación de los accionistas/socios, etc…).

  • Asesoramiento en negociaciones con entidades bancarias, entes públicos o acreedores.

  • Tutelar económica y financieramente a la empresa a través de:

    • Revisiones periódicas de la información económico-financiera de la empresa para comprobar que se están aplicando correctamente los principios que la sustentan.

    • Confección y seguimiento de presupuestos de tesorería a corto, medio y largo plazo que minimice el riesgo de falta de liquidez.

    • Establecimiento de un plan presupuestario (presupuesto ordinario y de inversiones), seguimiento y análisis periódicos de desviaciones en su caso, y proponer soluciones.

    • Elaboración de Report periódico para la Dirección, adaptado a la actividad de la empresa que permita a la empresa conocer sus Estados financieros periódicos, evolución de la cuenta de explotación, antigüedad de la deuda, control y seguimiento de los préstamos atendiendo a su vencimiento,…

  • Profesionalización de la dirección económico-financiera, disponiendo de un servicio de alto valor añadido a un coste reducido, al compartir estos costes entre varias empresas, permitiendo a compañías de pequeña dimensión acceder a una serie de servicios de los que no podrían disfrutar de otra forma.

  • Acceso a recursos y herramientas de gestión económico-financieros no disponibles internamente (presupuestos económicos, tesorería, análisis de ratios,…).

  • Mejora la calidad del trabajo realizado al contar con un equipo profesionalizado y actualizado ante la cambiante legislación vigente (mercantil, contable, tributaria, concursal…).

  • Mejora el poder de negociación de las empresas frente a terceros (entidades financieras, administración,…) aportando tanto la experiencia como la rapidez, confianza y transparencia de un externo en estos ámbitos.

  • Credibilidad en los datos aportados de cara a terceros (entidades de créditos, entes públicos, acreedores,…).

  • Mejora del flujo de información económico-financiera a la Dirección de la Sociedad, tanto en la fiabilidad como en la claridad de los datos, adaptando los informes a las necesidades de la misma (elaboración un report mensual,…).

 

 

 

 

Área Mantenimiento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (TIC)

Principales acciones que se incluyen en la externalización

Beneficios esperados

  • Servicios de asesoramiento:

    • Planes directores

    • Planes estratégicos de TI

    • Planes estratégicos de seguridad (SGSI)

    • Planes de contingencia

    • Planes de consolidación

  • Servicio outsourcing especializado

    • Atención al usuario

    • Soporte microinformático

    • Soporte sistemas (servidores, almacenamiento copias de seguridad)

    • Soporte de redes

    • Soporte de seguridad

  • Especialización, al contar con personal cualificado que realizan trabajos de calidad.

  • Mejoras en los servicios TIC.

  • Reducción del tiempo de implantación, la especialización del personal reduce la implantación de los proyectos.

  • Reducir y controlar gastos de operación.

  • Objetividad en la construcción de las visiones de futuro.

  • Mejor alineación con las necesidades del negocio.

  • Flexibilidad, aumentar o reducir la capacidad productiva.

  • Concentrar recursos internos al núcleo del negocio.

 


ACR Conproject está llevando a cabo desde hace tiempo proyectos de outsourcing en diferentes clientes y organizaciones que, independiente del tamaño, demandan este tipo de servicios. La experiencia ha sido exitosa y prueba de ello es la continuidad que tenemos con los clientes que desde hace años nos contratan el servicio de seguimiento y mejora de los sistemas de gestión, mantenimiento de sistemas informáticos o la gestión de la dirección y control financiero sin destinar recursos internos para ello.

A partir de ahora le dejamos que reflexione sobre las posibilidades de convertir en variables algunos de sus habituales costes fijos sin perder el control, el rigor de los datos y la oportunidad de que especialistas trabajen para su empresa.

Para más información, contactar con los Responsables de área de ACRConproject:

www.acrconproject.com

c\Fernando Alonso Navarro, 12 - 4ª y 5ª planta - 30009 Murcia. Tel.: 968 24 79 60/968 23 48 50 - Fax: 968 23 49 11

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